No contexto atual vivido pelas empresas, um dos principais desafios é investir em tecnologia de ponta e garantir seu máximo potencial. Na mesma medida, se faz necessário equilibrar o custo-benefício, de modo com que não se ultrapasse o orçamento e o negócio acompanhe a demanda por modernidade e inovação. Nesse sentido, um importante conceito é o Total Cost Ownership (TCO), ou, traduzido para o português, Custo Total de Propriedade. 

Com a avaliação do TCO, as organizações podem ter conhecimento sobre os investimentos a serem feitos no presente, além de conseguirem estimar e acompanhar os mesmos a longo prazo. Ou seja, é possível medir o retorno dos montantes empregados, evitando desperdícios de recursos e tendo mais inteligência nas aquisições tecnológicas. 

Quer saber mais sobre o assunto? Então acompanhe o post!

O que é o Total Cost Ownership?

O TCO nada mais é do que uma estimativa financeira projetada para que consumidores e gerentes de empresas possam avaliar os custos diretos e indiretos relacionados à compra de todo investimento importante. 

Isso inclui softwares e hardwares, além do gasto inerente com tais produtos para mantê-los em funcionamento, ou seja, as despesas para que se continue proprietário daquilo que foi adquirido.

Como o Total Cost Ownership pode ajudar na gestão de ativos das empresas

O TCO é importante porque proporciona uma gestão eficiente dos ativos da empresa, trazendo uma visão completa dos custos necessários para contar com cada equipamento. Esses vão desde o valor inicial, instalação e manutenção, até outras despesas que podem ser adicionadas com o passar do tempo.

Afinal, saber o custo inicial de uma compra é fácil, já as despesas ocultas são difíceis de prever sem uma estratégia eficiente. Nesse cenário, o Total Cost Ownership ajuda a entender os gastos indiretos, que ocorrem durante o ciclo de vida do produto, proporcionando melhor previsão de compras e investimentos. 

Como calcular o TCO em sua empresa 

O cálculo do custo total de propriedade depende de diversos fatores – explícitos e implícitos. Por exemplo, um ativo possui um preço de aquisição, mas acoplado a ele também há despesas adicionais a longo prazo que nem sempre são consideradas inicialmente. 

Basicamente, é necessário três fatores para realizar essa conta: 

  • Custos iniciais (I) – Valor pago pelo equipamento.
  • Custo de Manutenção (M) – Envolve os custos para garantir que o produto funcione corretamente durante sua vida útil, como reparos, limpeza específica e inspeção. 
  • Custo restante (R) – O preço do equipamento ao longo de um período de tempo, por exemplo, cinco anos. Esse ponto ajuda a entender o quão ele estará desvalorizado.  

Dito isso, há duas maneiras de fazer essa conta, uma simples e outra um pouco mais complexa. O uso de cada uma dependerá do contexto e insights que você deseja obter. 

Maneira #1

I + M – R = TCO 

Digamos que você comprou o equipamento X por 5.000 reais, após análises o custo de manutenção em cinco anos será de 3.000 reais e o preço final para uma possível revenda ficará em 2.500 reais – o que representa uma desvalorização de 50%. Portanto, a conta será: 

5.000 + 3.000 – 2.500 = 5.500,00 

Por tanto, o custo total de aquisição será de R$ 5.550,00 para um uso projetado para cinco anos. 

Maneira #2

Como falado anteriormente, esse cálculo possui outros fatores além do custo inicial (I), custo de manutenção (M) e custo restante (R), sendo eles: 

  • Custo de operação (O) – Valores referentes para instalar, testar, treinar funcionários e os custos de energia elétrica para esse equipamento. 
  • Custo de downtime (D) – Esse tópico inclui o impacto que o tempo de inatividade do equipamento pode acarretar, englobando o impacto na produtividade das equipes, na experiência do cliente e até mesmo em vendas. 
  • Custo de produção (P) – Engloba o quanto de valor um equipamento pode gerar. 

Seguindo a fórmula anterior, esse modelo fica assim: 

I + O + M + D + P – R = TCO

Realizando uma simulação simples, podemos analisar na prática. 

5.000 + 1.000 + 1.500 + 3.000 – 2.500 = TCO de 11.000,00 reais 

Ao utilizar esses cálculos é possível ter uma visão clara dos valores que envolvem a obtenção de uma nova tecnologia. No entanto, essa não deve ser sua única métrica para a tomada de decisões. Pois, há outros aspectos que podem não envolver questões monetárias mas impactam diretamente na produtividade, valor de serviço/ produto entregue e até mesmo na resiliência de uma empresa. 

Por exemplo, você calculou que o TCO de um equipamento será de R$6.500 reais para cinco anos, no entanto, o contrato de locação desse mesmo modelo será o valor dos mesmos R$ 6.500, porém, ao contar com um contrato fixo esse valor é diluído ao longo de um período específico, o que permite que ter uma programação confiável e sem depender de possíveis custos de manutenção que podem surgir em um mês não planejado. 

Adicionalmente, gestores podem frente a um corte de gastos, decidir encerrar o contrato e eliminar esse custo. Ainda que ter ativos seja comumente visto como um ponto que adiciona maior valor a uma empresa, nem todo segmento demanda essa postura, principalmente se está inserido em um mercado com alta frequência de inovação tecnológica, por isso, ao passo que antes do ciclo de vida da tecnologia acabar ela pode já se encontrar atrasada. 

Por isso, calcular o TCO permite compreender não apenas os custos de maneira isolada, mas o seu peso em relação aos objetivos de negócios.

Quais as vantagens trazidas pelo Total Cost Ownership

Fazer avaliações de TCO permite aos negócios tomarem decisões mais assertivas em relação aos seus equipamentos e sistemas tecnológicos. Isso porque, como citamos, ele não reflete apenas o custo de compra, mas todos os aspectos que envolvem a utilização diária. 

Em muitos casos, inclusive, as companhias podem se dar conta de que, ao invés de comprar softwares e hardwares, a opção pelo aluguel pode ser mais vantajosa. Entre os principais benefícios de optar por esta solução estão:

  • Melhor visão dos investimentos a longo prazo

Ao locar equipamentos, a empresa sabe exatamente quanto irá gastar mensalmente, além de economizar com despesas extras e imprevistos, pois o parceiro está sempre pronto a resolver uma série de situações.

  • Acesso a tecnologias mais atuais sem custos adicionais do contrato

A cada renovação é possível solicitar uma atualização tecnológica dos equipamentos, contendo novas opções disponíveis no mercado.

  • Garantia de funcionalidade

Se os equipamentos locados apresentarem defeitos ou falhas (desde que não sejam causados por mau uso), é possível solicitar uma troca sem complicações. Vale frisar que, conforme o contrato, a empresa não terá custos adicionais, em função da responsabilidade pelo bom funcionamento dos produtos, que é do fornecedor. 

  • Vantagens adicionais
  • Liberação para que a empresa foque no Core Business e em atividades que gerem valor ao seu negócio;
  • Atualização tecnológica e redução de custos com ativos;
  • Alta disponibilidade de serviços com SLAs;
  • Gerenciamento, controle e segurança dos usuários;
  • Otimização de processos e redução de custos;
  • Parceria para a transformação digital;
  • Soluções escaláveis;
  • Contingência e continuidade da operação;
  • Maior produtividade dos colaboradores.

Estes são elementos que proporcionam economia de custos, maior produtividade da equipe e serviços mais competitivos para atender a demanda do mercado.

Como você viu, uma estratégia de TCO alinhada a locação de equipamentos pode ser uma alternativa positiva e vantajosa para organizações, proporcionando o uso de tecnologia avançada sem a necessidade de grandes investimentos, o que flexibiliza as decisões de negócios para o futuro e habilitam que empresas possam desenvolver estratégias assertivas. 

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